아웃룩 오발신 이메일 회수 및 삭제하는 간단한 방법

 

 

 

아웃룩은 MS의 이메일 클라이언트로 많은 기업에서 사용하고 있습니다. 하지만 실수로 잘못된 내용이나 첨부 파일을 보내는 경우가 종종 발생하곤 합니다. 이런 상황에서 아웃룩의 이메일 회수 기능을 활용하면 오발신 이메일로 인한 피해를 최소화할 수 있습니다. 이 글에서는 아웃룩에서 이메일을 회수하고 삭제하는 방법과 유의사항에 대해 자세히 알아보겠습니다.

 

아웃룩 기본 메시지 회수 기능 사용법

 

 

 

• 아웃룩을 열고 보낸 편지함으로 이동해주세요.
• 회수하려는 메일을 더블클릭해 열어주세요.
• 상단 메뉴의 메시지 탭을 클릭한 후, 이동 섹션에서 동작 버튼을 클릭해주세요.
• 드롭다운 메뉴에서 메시지 회수를 선택해주세요.

• 메시지 회수 옵션을 선택한 후 확인 버튼을 누르면 회수 요청이 전송됩니다.

• 회수 성공 여부는 각 메시지 회수 상태 확인 옵션을 통해 이메일로 전송받을 수 있습니다.

 

아웃룩 기본 메시지 회수의 한계

아웃룩의 기본 메시지 회수 기능은 아래와 같은 제약사항이 있습니다.

• Exchange Server를 사용하는 조직 내부에서만 동작
• 아웃룩 데스크톱 앱에서만 지원, 웹 버전은 미지원
• 외부 이메일 서비스(Gmail, 네이버 등)에는 적용 불가
• 수신자가 메일을 읽기 전에만 회수 가능
• 메일을 다른 폴더로 이동하면 회수 불가
• 읽은 메일은 완전히 삭제할 수 없음

이런 한계로 인해 보안에 민감한 기업에서는 아웃룩 기본 회수 기능만으로는 부족함이 있습니다.

 

토틀로 아웃룩 오발신 메일 완벽하게 회수하기

토틀은 아웃룩 애드인 솔루션으로, 기본 메시지 회수의 한계를 극복할 수 있는 강력한 기능을 제공합니다. 토틀을 활용하면 다음과 같은 장점이 있습니다.

• 수신자가 읽은 메일도 회수 가능
• 읽은 메일도 완전히 삭제할 수 있음
• 사내 메일 서버가 Exchange인 경우 모두 적용 가능

 

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토틀의 메시지 회수는 아웃룩 Enterprise 플랜에서 사용할 수 있습니다.

 

• 먼저 관리자가 토틀 설정에서 메시지 회수 기능을 활성화하고 사내 도메인을 입력해야 합니다.
• 이후 아웃룩 사용자는 토틀 애드인의 메시지 회수 버튼을 통해 간편하게 오발신 메일을 회수할 수 있습니다.
• 회수할 메일을 선택하고 수신자를 지정한 후 메시지 회수 버튼을 누르면 해당 메일이 수신자의 받은편지함에서 삭제됩니다.
• 회수 성공 여부는 알림 메일로 확인이 가능합니다.

 

이메일 오발신은 업무상 누구나 겪을 수 있는 실수입니다. 하지만 방치할 경우 심각한 보안 사고로 이어질 수 있습니다. 아웃룩의 기본 메시지 회수 기능은 여러 제약사항이 있지만, 토틀 애드인을 활용하면 보다 강력하고 확실하게 오발신 메일을 회수할 수 있습니다.